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3．創建記錄文件

創建一個文件，對步驟1和步驟2的結果進行正式記錄。該文件不僅記錄步驟1和2的正式結果，還包括對繼任管理計劃的目標和步驟的概述。

文件一開始記錄下步驟1中明確的目標是很有用的。隨著在文件的早期列明項目目標，讀者就能知道記錄中詳細的與更廣泛目標相關的所有后續工作。接著項目目標，商定的時間表/目標日期、角色和職責也應該盡早地在文件中列明。步驟2中沒有提到的更具體的細節應該在步驟3中體現。專注于繼任管理體系結構的本章節可能會包含大量的文件。項目小組應討論用最佳方式來規劃這些章節（比如，通過職位、能力、時間安排等）。例如，對于組織內員工在確認所需提高的技能和發展機會而言，通過職位名稱來規劃的繼任管理架構可能會增加文件的可用性。

正式記錄步驟1和2的結果非常重要，主要有幾個原因：首先，它迫使項目團隊制定出計劃的具體細節。如果沒有正式記錄，項目團隊的成員就很容易忽視掉一些關鍵的細節。步驟1中確認的項目目標或是步驟2中確認的能力可能原則上都是正確的，然而，這個目標和能力還需要在實際工作中體現出來。直觀的紙質表格通常可以幫助人們確認遺漏的步驟或是不符合邏輯的地方。

文件為什么重要的第二個原因是它增加了項目的認同。通過讓項目團隊的成員一起工作來創建文件可以增加成員們對于項目的附著度，畢竟，如果他們的名字寫到了項目里，他們就不希望項目失敗。這個責任感將幫助確保計劃的成功。最后，文件為員工提供了一個清晰的路線圖，人們都喜歡有秩序感的世界。通過細化期望和不同職位的要求，員工將知道組織對他們的期望是什么。讓員工看到具體行為帶來的有價值的成果，這會讓他們變得充滿活力和動力。當期望不明確時，員工可能會變得意志消沉并不思進取。

4.設計元素的具體化

在做好前期步驟的記錄后，項目團隊已經準備好設計人才測評/繼任管理工作的具體內容。具體的設計元素包括繼任過程、能力和工具。繼任過程包括用來分析“板凳實力”所需的定義、政策和流程步驟。能力是指管理層和人力資源部開展繼任管理計劃過程所需要的能力。最后，工具將被用于區分和評估員工績效、潛力和意愿的具體評估。

需要解決許多重要問題以確保繼任過程運行順暢。首先，準確定義績效、潛力和意愿非常關鍵。這些定義必須深刻地被理解和認同。具備正式繼任計劃的組織通常依賴于目前績效考核，測量一個領導者目前表現的360度評估和對于性格客觀評估以及測量潛力和意愿的技能模擬評估。除了定義這些關鍵的指標和確定組織用于測量這些人的工具和評估之外，項目團隊必須解決好如何最有效地整合這些信息。隨著具有相關知識的管理人員加入繼任者計劃，這一步是至關重要的。