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3．創(chuàng)建記錄文件

創(chuàng)建一個文件，對步驟1和步驟2的結(jié)果進(jìn)行正式記錄。該文件不僅記錄步驟1和2的正式結(jié)果，還包括對繼任管理計劃的目標(biāo)和步驟的概述。

文件一開始記錄下步驟1中明確的目標(biāo)是很有用的。隨著在文件的早期列明項目目標(biāo)，讀者就能知道記錄中詳細(xì)的與更廣泛目標(biāo)相關(guān)的所有后續(xù)工作。接著項目目標(biāo)，商定的時間表/目標(biāo)日期、角色和職責(zé)也應(yīng)該盡早地在文件中列明。步驟2中沒有提到的更具體的細(xì)節(jié)應(yīng)該在步驟3中體現(xiàn)。專注于繼任管理體系結(jié)構(gòu)的本章節(jié)可能會包含大量的文件。項目小組應(yīng)討論用最佳方式來規(guī)劃這些章節(jié)（比如，通過職位、能力、時間安排等）。例如，對于組織內(nèi)員工在確認(rèn)所需提高的技能和發(fā)展機會而言，通過職位名稱來規(guī)劃的繼任管理架構(gòu)可能會增加文件的可用性。

正式記錄步驟1和2的結(jié)果非常重要，主要有幾個原因：首先，它迫使項目團(tuán)隊制定出計劃的具體細(xì)節(jié)。如果沒有正式記錄，項目團(tuán)隊的成員就很容易忽視掉一些關(guān)鍵的細(xì)節(jié)。步驟1中確認(rèn)的項目目標(biāo)或是步驟2中確認(rèn)的能力可能原則上都是正確的，然而，這個目標(biāo)和能力還需要在實際工作中體現(xiàn)出來。直觀的紙質(zhì)表格通常可以幫助人們確認(rèn)遺漏的步驟或是不符合邏輯的地方。

文件為什么重要的第二個原因是它增加了項目的認(rèn)同。通過讓項目團(tuán)隊的成員一起工作來創(chuàng)建文件可以增加成員們對于項目的附著度，畢竟，如果他們的名字寫到了項目里，他們就不希望項目失敗。這個責(zé)任感將幫助確保計劃的成功。最后，文件為員工提供了一個清晰的路線圖，人們都喜歡有秩序感的世界。通過細(xì)化期望和不同職位的要求，員工將知道組織對他們的期望是什么。讓員工看到具體行為帶來的有價值的成果，這會讓他們變得充滿活力和動力。當(dāng)期望不明確時，員工可能會變得意志消沉并不思進(jìn)取。

4.設(shè)計元素的具體化

在做好前期步驟的記錄后，項目團(tuán)隊已經(jīng)準(zhǔn)備好設(shè)計人才測評/繼任管理工作的具體內(nèi)容。具體的設(shè)計元素包括繼任過程、能力和工具。繼任過程包括用來分析“板凳實力”所需的定義、政策和流程步驟。能力是指管理層和人力資源部開展繼任管理計劃過程所需要的能力。最后，工具將被用于區(qū)分和評估員工績效、潛力和意愿的具體評估。

需要解決許多重要問題以確保繼任過程運行順暢。首先，準(zhǔn)確定義績效、潛力和意愿非常關(guān)鍵。這些定義必須深刻地被理解和認(rèn)同。具備正式繼任計劃的組織通常依賴于目前績效考核，測量一個領(lǐng)導(dǎo)者目前表現(xiàn)的360度評估和對于性格客觀評估以及測量潛力和意愿的技能模擬評估。除了定義這些關(guān)鍵的指標(biāo)和確定組織用于測量這些人的工具和評估之外，項目團(tuán)隊必須解決好如何最有效地整合這些信息。隨著具有相關(guān)知識的管理人員加入繼任者計劃，這一步是至關(guān)重要的。